Anywhere #3 : Rencontre avec Anaïs Le Roux, Office Manager @ Luko
Et réflexion sur les espaces de travail hybrides : enjeux, impacts et exemples
Bonjour à tous et bienvenue dans l’épisode #3 d’Anywhere, la newsletter qui explore le futur de l’espace de travail, dans votre boîte mail chaque mois 📩
Au programme aujourd’hui :
S’inspirer : Anaïs Le Roux, Office Manager chez Luko, nous explique l’organisation de leurs espaces de travail et leur vision du futur du bureau
Réfléchir : Les espaces de travail hybrides : quels enjeux et et quels modèles ?
Voyager : 3 lieux de travail atypiques à Hong Kong, Colombelles et Paris
Bonne lecture !
Rencontre avec Anaïs Le Roux, Office Manager chez Luko
L’invitée en bref
🤓 Poste : Office Manager
⚒ Mission : En charge de la qualité de l’environnement de travail et du bien-être des Lukooms
🏠 Entreprise : Luko
🎯 Secteur : Assurances
👋 Nombre de salariés : 100
L’invitée en 5 questions
1️⃣ Bonjour Anaïs, merci d’avoir accepté cette interview ! Pour vous, à quoi servent les bureaux d’une entreprise ? Ont-ils toujours un sens aujourd’hui ?
C’est une question qui a l’air très simple mais qui est en réalité très profonde car beaucoup d’éléments entrent en jeu. Chez Luko, conserver des bureaux me paraît complètement indispensable :
Pour certaines catégories professionnelles : pour nos équipes de "R&D" par exemple qui ont tout le matériel au bureau
Pour le bien-être et le moral de nos salariés
Pour continuer de cultiver un lien social fort
2️⃣ Comment avez-vous géré la mise en place du tout télétravail au sein de votre organisation ?
Pour nous, la crise du Covid-19 a juste été un petit boost question timing.
Luko est, et a été depuis le début, une entreprise très télétravail friendly. C’est une chose qui m'a particulièrement plu quand j'ai commencé à travailler chez Luko : avant le Covid, on m'encourageait déjà à travailler de chez moi ou de partout en France.
Depuis le début, nous avons d'ailleurs des contrats de travail 100% remote pour certains salariés.
La question était plutôt de savoir comment équilibrer les instructions sanitaires avec le besoin de proximité exprimé par nos Lukooms. Nous avons fait en sorte que chacun puisse s’équiper au mieux, et nous avons beaucoup communiqué pour que les salariés se sentent en confiance pour nous parler en cas de difficulté.
Le maître-mot : soyez bien professionnellement et soyez bien mentalement. Nous avons donc encouragé le télétravail mais en laissant un accès aux bureaux 1 jour par semaine pour ceux qui en ressentaient le besoin.
3️⃣ A l’avenir, comment prévoyez-vous de gérer vos espaces de travail ?
J'avais justement plein de travaux à faire dans les bureaux, et c'est une occasion en or pour moi de finir nos travaux d'intérieur. J’ai notamment prévu d’intégrer à nos bureaux une salle de sieste, un nouveau labo.
Nous continuons de grandir, et nous sommes sur un rythme de 2 à 3 nouveaux Lukooms accueillis chaque semaine. Donc même si les bureaux sont un peu vides en ce moment, ils seront très vite bien remplis !
Pour le Home Office, nos salariés en contrat télétravail ont tout ce dont ils ont besoin pour travailler (au moins la même chose qu'au bureau).
Pour les contrats standards, en télétravail forcé, on leur a permis d'emprunter ce dont ils avaient besoin dans les locaux pour être bien installés chez eux. Dans le futur, ce sont eux qui choisiront leur rythme de télétravail. Mais lorsque l’on discute avec eux, la majorité préférerait avoir 2/3 jours en entreprises et 2/3 jours en télétravail.
Par ailleurs, nous commençons à avoir des pôles à Nantes et à Lyon, ce qui permet à certains de se retrouver pour travailler chez les uns et les autres ou dans des espaces de coworking (hors période de crise sanitaire).
4️⃣ Quels sont vos 3 meilleurs outils ou conseils pour faciliter la collaboration à distance ?
La bienveillance et l’écoute, même si ce sont des softs skills, sont mes meilleurs outils pour bien entendre / comprendre ce qu’il se passe et adapter la stratégie à chacun
Notion comme grande bibliothèque interne et Slack pour communiquer au quotidien
Discord est mon outil favori pour organiser des événements en ligne notamment, car il permet de nombreuses options, il suffit juste d’apprendre à bien s’en servir !
5️⃣ Enfin, comment imaginez-vous l’espace de travail de demain ? Que devra-t-il offrir aux collaborateurs ?
Je pense à l’espace de travail que je suis en train de créer chez Luko ! Pour moi, il doit être équilibré, flexible et divisé en 3 parts égales, qui correspondent aux 3 espaces de vie en général :
Un espace sain de travail avec des endroits pour s'isoler, d'autres pour travailler en groupes, et d'autres encore pour être au calme mais ensemble
Un espace de partage clair et lumineux, avec un endroit pour manger, pour faire du sport, pour partager autour de moments agréables (sport, apéro, jeux de société)
Un espace calme, de repos, pour recharger les batteries à tout moment et respecter les rythmes de nos corps
Merci beaucoup Anaïs, à bientôt !
L’espace de travail hybride : enjeux et modèles
“Comment faire revenir nos salariés au bureau ? 🤯”
C’est LA question que se posent toutes les équipes en charge des ressources humaines et de l’environnement de travail en ce moment.
Mais est-ce vraiment la bonne question ?
Et si au contraire, les entreprises en profitaient pour imaginer de nouvelles façons d’organiser leurs espaces de travail et de faire interagir leurs équipes au bureau / à distance ?
Après la crise de la Covid-19, il apparaît comme évident que les entreprises ne pourront plus pouvoir organiser le travail de la même manière. Une étude réalisée par WeWork & Workplace Intelligence révèle par exemple que la plupart des travailleurs prévoient de travailler à domicile quelques jours par semaine.
Dans ce contexte, l’espace hybride est une solution qui permet aux entreprises d’allier satisfaction des salariés et performance des équipes. Et nous allons le voir, ces changements ont un impact sur les solutions immobilières qui sont imaginées pour répondre aux nouveaux enjeux des entreprises.
L’espace de travail hybride : quels enjeux pour les organisations ?
L’espace de travail hybride fait référence à une organisation dans laquelle les salariés viennent occasionnellement dans les locaux de l’entreprise, et accomplissent le reste de leurs tâches à domicile ou dans d’autres lieux, hors des bureaux.
Ce modèle flexible répond à différents enjeux.
Augmenter la performance des salariés
Tout d’abord, en séparant le lieu de travail du travail en lui-même, les entreprises permettent aux salariés de choisir la manière de travailler qui leur permettent d’être les plus efficients en fonction des tâches à réaliser. En effet, être au bureau n’a jamais été synonyme de productivité. Nous constatons d’ailleurs que les entreprises qui répondent aux demandes de flexibilité des salariés obtiennent une productivité, un engagement et une fidélité des collaborateurs accrus.
Ainsi, pour que les salariés restent motivés, productifs et satisfaits, les organisations doivent repenser leur organisation de travail.
Faciliter les recrutements
Maintenant que le télétravail est sollicité par une grande majorité des travailleurs dont le poste le permet, la flexibilité dans l’organisation du travail et la possibilité de travailler dans différents lieux deviennent des arguments importants pour recruter les meilleurs talents.
En effet, cette liberté et cette capacité de choisir son lieu de travail permettent au collaborateur de mieux organiser sa vie personnelle avec les exigences de sa vie professionnelle, et inversement.
Optimiser ses dépenses
Enfin, pour l’entreprise, repenser l’organisation de ses espaces de travail est une véritable opportunité d’optimiser de ses dépenses. Et non, comme on peut l’entendre parfois, de réduire ses coûts.
Historiquement, l’immobilier est l’un des postes de dépenses les plus importants d’une entreprise, le second après la masse salariale. Ceci étant dit, les nouvelles attentes des salariés vont très probablement conduire les entreprises à réattribuer une partie du budget initialement consacré aux bureaux pour offrir de nouveaux services et améliorer l’expérience des collaborateurs.
Par exemple, l’étude précédemment citée souligne que les salariés sont en demande d’espaces hors de leur domicile pour travailler, et 76% des entreprises interrogées affirment être susceptibles de donner à leurs salariés une allocation pour travailler à domicile ou dans un espace de travail partagé près de chez eux.
Ces transformations font émerger de nouvelles solutions immobilières multipliant les modèles d’organisation possibles.
En voici deux exemples.
BlaBlaCar : l’option du partage des bureaux
Le mois-dernier, nous interrogions Muriel Havas, Head of Facilities chez BlaBlaCar, sur différentes questions liées à l’espace et au lieu de travail de demain.
BlaBlaCar est un exemple intéressant au niveau immobilier : la licorne française a eu la bonne idée de profiter de la construction de son nouveau siège pour réaligner son modèle immobilier avec ses enjeux business. En effet, le télétravail étant une pratique installée et organisée, BlaBlaCar a confirmé son arrivée prochaine dans son nouveau siège près de Bastille et réfléchit déjà à des modes de partage avec des entreprises extérieures autant pour optimiser les coûts immobiliers que pour fédérer une communauté de startups autour d’elle.
Sur 4 plateaux de bureaux, 2 seront dédiés aux activités de BlaBlaCar, et 2 autres ont vocation à être sous-loués à d’autres entreprises dans un premier temps, et pourront évoluer en fonction des besoins des équipes.
Ce modèle permet à BlaBlaCar de répondre à la fois à des enjeux long terme de stabilité, mais aussi à des enjeux de flexibilité à court / moyen terme, pour être en capacité de s’adapter aux évolutions de l’entreprise et aux attentes des collaborateurs.
Ernst & Young : un mix entre 3-6-9 et espaces flexibles
Le cabinet de conseil EY, qui compte près de 260 000 collaborateurs dans le monde, a opté pour un autre modèle hybride : des baux engageants pour la plus grande partie de leurs bureaux, et le recours ponctuellement à des espaces plus flexibles sous forme de prestations de service.
Ce modèle qui mixe engagements longue durée et espaces flexibles permet autant de répondre aux évolutions du télétravail, qu’aux besoins d’équipes projet constituées pour 6 à 18 mois et pour lesquelles avoir recours à un 3-6-9 est un non-sens.
En bref, nous sommes aujourd’hui à peu près certains que le désir d’une organisation hybride du travail va augmenter chez les salariés. Les employeurs qui n’offrent pas d’options de flexibilité risquent de passer à côté d’une occasion inédite d’améliorer à la fois leur productivité et la satisfaction de leurs collaborateurs. La clé réside sans doute dans leur capacité à bâtir une culture d’entreprise qui saura prendre en compte la pluralité des lieux de travail et des temps de travail.
Découvrez 3 espaces de travail atypiques en France et ailleurs 🌏
Belle journée et à bientôt !
Jeanne