Anywhere #4 : Rencontre avec Julie Danet, Head of HR @ The Coding Machine
Et l'impact de la distance sur le management de demain
Bonjour à tous et bienvenue dans l’épisode #4 d’Anywhere, la newsletter qui explore le futur de l’espace de travail, dans votre boîte mail chaque mois 📩
Au programme de ce mois de juillet :
S’inspirer : Julie Danet, Head of HR chez The Coding Machine, nous explique comment ils ont vécu le passage en tout télétravail l’année dernière et l’impact sur leur future organisation de travail
Réfléchir : L’impact du travail à distance sur le management de demain
Voyager : 3 lieux de travail atypiques à Malakoff, Chamonix et Bruxelles
Bonne lecture !
Rencontre avec Julie Danet, Head of HR chez The Coding Machine
L’invitée en bref
🤓 Poste : Head of Human Resources
⚒ Mission : Accompagner mes collaborateurs dans leur développement professionnel en leur offrant un cadre RH le plus plaisant possible
🏠 Entreprise : The Coding Machine
🎯 Secteur : Agence web
👋 Nombre de salariés : 70 entre Paris, Lyon, Lisbonne et Hong Kong
L’invitée en 5 questions
1️⃣ Bonjour Julie, merci d’avoir accepté cette interview ! Tout d’abord, pouvez-vous me dire si chez The Coding Machine, la fonction du bureau a changé avec l’année que nous venons de passer ?
Pour moi, le bureau a toujours un sens et cela s’explique notamment par notre culture d’entreprise, qui depuis le début donne beaucoup d’importance au fait de passer des moments ensemble. Le board de The Coding Machine a toujours instauré ces aspects “partager” et “être ensemble”. Nous n’abandonnerons donc jamais notre bureau physique, qui est un élément central de notre ADN.
Chez nous, le passage en télétravail l’année dernière a donc été assez violent : il y a un an, nous n’étions pas du tout adeptes du télétravail et nous le pratiquions peu. En quelques jours, nous sommes donc passés de 100% ensemble à 100% à distance.
2️⃣ Justement, en pratique, comment avez-vous intégré le télétravail chez The Coding Machine ?
Cela n’a pas été simple, mais nous avons réussi à mettre en place un système qui a bien fonctionné, en évoluant avec les mois.
Dès le départ, nous avons mis en place des daily meetings par équipe, le matin ou le soir, afin de faire un point sur comment chacun se sentait et allait organiser son travail. Concernant les moments informels et plus spontanés, nous avons continué à organiser des événements à distance comme nos traditionnels apéros.
Au début, ce système fonctionnait très bien, mais avec les mois, il a commencé à s’essouffler. Cela a donné une idée géniale à David Négrier, notre CTO : créer une plateforme en ligne pour recréer des bureaux virtuels. C’est là que la plateforme Work Adventure est née. L’objectif était double : passer plus de temps ensemble et occuper nos équipes techniques qui avaient moins de charge de travail et envie d'aider le collectif. Work Adventure a été adoptée très facilement par les équipes et a été un vrai game changer pour nous.
Aujourd’hui, beaucoup apprécient le confort du travail à distance et cette organisation a fait évoluer les mentalités. Même si, dès que nous avons permis aux collaborateurs de revenir 1 à 2 jours par semaine au bureau, la plupart d’entre eux ont sauté sur l’occasion pour se retrouver !
Comment fonctionne la plateforme Work Adventure ?
Le matin, chacun se connecte à la plateforme et prend place dans les bureaux, en ligne. La plateforme permet de se déplacer dans l’espace virtuel pour aller voir un collègue, lui proposer une pause café visio ou simplement lui poser une question. Nous avons aussi recréé des salles de réunion, exactement comme celles qui sont présentes dans nos bureaux. La plateforme permet enfin à nos chefs de projet d’inviter des clients sur la plateforme, ce qu’ils font régulièrement.
De façon générale, chez The Coding Machine, l’utilisation de Work Adventure a été vraiment libératrice, en nous donnant le sentiment d’être ensemble, en favorisant les moments de partage et d’échanges, formels ou informels.
3️⃣ A l’avenir, comment prévoyez-vous de gérer vos espaces de travail ?
Je pense que nous allons alterner entre télétravail et bureaux fixes, afin de satisfaire le board qui aimerait que l’on revienne en présentiel, et les salariés, qui connaissent maintenant le télétravail et l'apprécient, au moins à temps partiel.
Cette nouvelle organisation aura potentiellement des conséquences directes sur l’organisation de nos espaces : nous allons grossir et donc recruter, et avant la Covid-19, nous envisagions de déménager pour des bureaux plus grands. Cette nouvelle organisation peut nous permettre d'envisager un système de rotation des équipes. Dans ce cas nous conserverons nos bureaux, mais en flex office, afin que tout le monde puisse y aller de temps en temps et s’installer là où il a envie d’être, là où il y a de la place.
Mais cette projection n'est pas encore définitive, car nous travaillons en ce moment avec un groupe de travail interne à notre future organisation et tous ces sujets ne sont pas si simples à traiter.
Dans tous les cas, je pense que pour les entreprises, conserver une part de télétravail est devenu indispensable. Il y a un juste équilibre à trouver entre le besoin d’être ensemble pour travailler et se retrouver et les aspects confortables et pratiques du télétravail.
4️⃣ Quels sont vos 3 meilleurs outils ou conseils pour faciliter la collaboration à distance ?
Notre outil Work Adventure, pour le côté social mais aussi pour faciliter le travail en équipe. Nous l’avons créé pour nous et nous le proposons maintenant aux entreprises qui le souhaitent.
Le daily meeting du matin, pour renforcer les liens entre les gens. Ce rendez-vous permet déjà de partager son état d’esprit du jour : à la fin de chaque daily, chacun évalue son moral et son humeur entre 0 et 10. Aussi, passer 20 minutes ensemble pour commencer la journée, comme on le ferait en arrivant au bureau le matin, à la machine à café, a un effet très motivant pour tous !
Le chat d’entreprise : quel que soit votre outil, un chat d’entreprise est central pour bien communiquer à distance. Plus simple et efficace que le boîte mail, il est facile à adopter et permet de centraliser les documents, échanges etc.
5️⃣ Enfin, comment imaginez-vous l’espace de travail de demain ? Que devra-t-il offrir aux collaborateurs ?
Je crois qu’il va falloir que l’espace de travail soit pensé et travaillé en vue de créer ce lien social. C’est l’axe à privilégier. Dans le monde de demain, nous serons peut-être en 50/50 sur le télétravail et du présentiel. Les 50% passés au bureau devront être tournés vers l’humain et le lien social. Au niveau RH, il nous faudra mettre les bouchées doubles pour inculquer et insuffler ces moments ensembles, afin que le fait de venir au bureau ne soit pas simplement synonyme de présence, d’un transfert de son coin de table en télétravail à ses locaux d’entreprise. J’imagine donc une augmentation des soirées de séminaires, des ateliers, des team building, et plus de moments dédiés à la création et aux liens entre les salariés.
Merci beaucoup Julie, à bientôt !
Travail à distance : quels impacts sur le management de demain ?
Chaque mois, les invités d’Anywhere nous partagent leurs meilleurs conseils et outils pour bien collaborer à distance. Certains évoquent des outils techniques, d’autres des outils relationnels et notamment certaines soft skills.
A priori, l’idéal est une savante combinaison des deux.
Aujourd’hui, nous partageons avec vous quelques réflexions sur l’impact de la collaboration à distance sur la hiérarchie, le management et les outils.
Home office : de nouveaux enjeux pour le management
Dans une entreprise organisée de façon classique, le rôle du manager, et notamment du manager de proximité, est parfois ingrat : il fixe des objectifs aux membres de son équipe de façon plus ou moins unilatérale, puis s’assure de leur bonne réalisation grâce à différents moyens de contrôle plus ou moins objectifs.
S’ajoutent à cela l’illégitimité et la perte de sens ressenties par certains jeunes managers, propulsés dans un rôle qui ne leur donne pas l’occasion de mettre à profit leurs différentes compétences opérationnelles.
Depuis des années, une partie plus ou moins importante du travail et des relations de travail s’effectue en ligne, grâce à l’intégration d’outils ou plateformes collaboratives.
La crise du Covid-19 et la généralisation du télétravail ont accéléré cette tendance, et les entreprises ont dû s’adapter et organiser le travail à distance.
Mais comme tout contexte de transformation profonde, l’adoption de nouveaux outils s’avère insuffisante. Déjà, parce que leur intégration à l’échelle d’une équipe ou de l’entreprise doit être bien accompagnée. Ensuite, parce que les problèmes les plus importants sont généralement d’ordre relationnel plutôt que technique.
Quelles conséquences sur le rôle des managers ?
À une époque où les maladies professionnelles (burn out, bore out, anxiété,...) ne cessent d’augmenter, le travail à distance a été finalement bénéfique pour certains salariés, en supprimant certaines contraintes psychologiques et en favorisant une organisation de leur travail plus autonome.
Ce constat doit être considéré comme une formidable opportunité pour repenser le rôle du manager, en développant sa capacité à accompagner et à garantir la sécurité psychologique de ses équipes.
En pratique, cette posture d’accompagnant, ou de manager-coach comme on peut l’entendre parfois, nécessite de travailler de nouvelles compétences comportementales, notamment : la disponibilité, l’écoute et la communication.
Plus que la présence physique du manager, c’est plus souvent son manque de suivi qui fait défaut aux équipes. À distance ou en présentiel, c’est donc bien d’un manager “disponible” dont les équipes ont besoin.
Aussi, lorsque le lieu déchange au travail n°1 est en ligne, l’un des objectifs du manager est d’assurer la synchronisation du travail à l’intérieur de son équipe et avec les différents pôles.
Adapter son organisation du travail impose donc aussi de redonner ses lettres de noblesse à la communication interne, qu’elle soit descendante pour partager et expliquer l’information, ou bilatérale, entre manager et managé. Le nouveau manager, garant des relations humaines, doit développer ses capacités d’écoute des besoins et de communication.
Manager demain en s’inspirant de la collaboration freelance
Étant moi-même en freelance depuis 3 ans, cette nouvelle ère du management en entreprise m’inspire beaucoup car elle tend à se rapprocher des collaborations entre freelances et entreprises.
Pour éviter de se laisser dépasser par la situation et rester attractives tant pour les salariés que pour les futures recrues, les organisations ont vivement intérêt à s’intéresser et à s’inspirer des codes du freelancing, dont certains répondent d’ailleurs directement aux nouvelles aspirations des collaborateurs.
Quelques pratiques intéressantes que les managers peuvent intégrer :
Privilégier la construction de relations bilatérales plutôt que descendantes : en développant par exemple une culture du feedback bilatérale et régulière
Adopter une posture de coach, d’accompagnant, en fixant des objectifs clairs et en donnant les clés à ses collaborateurs pour réussir, sans définir trop précisément le chemin à prendre pour y arriver
Privilégier la collaboration en mode projet à l’organisation en silo, en associant au bon moment les bonnes compétences aux bons projets
Quels bénéfices pour l'entreprise et les collaborateurs ?
Remodeler ainsi le rôle du manager et l’organisation du travail comporte de nombreux avantages, par exemple :
Pour l’entreprise : une organisation plus performante, réussissant à attirer et garder les talents dont elle a et aura besoin sur des métiers en tension. En effet, ces métiers se tournent aujourd’hui de plus en plus vers le travail indépendant par choix, avec comme argument n°1 de gagner en liberté dans leur organisation au quotidien.
Pour les collaborateurs : un environnement de travail plus sain et plus à l’écoute de leurs besoins… Avec à la clé une augmentation de leur performance, de leur engagement et de leur bien-être.
Découvrez 3 espaces de travail atypiques en France et ailleurs 🌏
Anywhere revient en août avec une invitée très spéciale !
Très belles vacances à toutes et à tous,
Jeanne