Anywhere #6 : Rencontre avec Agathe Voulfow, Facilities Director chez OpenClassrooms
Et nos meilleurs conseils pour organiser un flexoffice efficace et agréable
Bonjour à tous et bienvenue dans l’épisode #6 d’Anywhere, la newsletter qui explore le futur de l’espace de travail, dans votre boîte mail chaque mois 📩
Pour cette nouvelle édition, nous sommes heureux de vous proposer :
S’inspirer : Agathe Voulfow, Facilities Director chez OpenClassrooms, nous partage ses bonnes pratiques et sa vision des espaces de travail de demain
Réfléchir : Comment s’organiser en flex office de façon efficace et agréable ?
Voyager : 3 lieux de travail atypiques à Santa Teresa (Costa Rica), à Saint-Denis et à Montpellier
Bonne lecture !
Rencontre avec Agathe Voulfow, Facilities Director chez OpenClassrooms
L’invitée en bref
🤓 Poste : Facilities Director
🏠 Entreprise : OpenClassrooms
🎯 Secteur : EdTech
👋 Nombre de salariés : +350
L’invitée en 5 questions
1️⃣ Bonjour Agathe, merci d’avoir accepté cette interview ! Tout d’abord, pouvez-vous m’en dire plus sur le sens qu’ont et qu’auront les bureaux de l'entreprise dans un monde post-covid pour vous ?
Le maître mot de ce nouveau mode d’organisation de travail est la flexibilité.
Nous ne pouvons plus nous permettre d'être ancré dans un seul mode de travail. D’une part, de futures situations sanitaires, ou autres imprédictibles, pourraient ne plus nous en donner le choix. D’autre part, les mentalités ont évolué.
La crise a eu cet impact considérable d’avoir fait réfléchir chaque individu à l’équilibre de sa qualité de vie. Nous avons dû revoir les frontières entre vie personnelle et professionnelle, prendre du recul et réaliser l’importance de chacune, qu’il faut savoir compartimenter ou réorganiser pour les maîtriser.
Du côté de l'individu, il faut pouvoir lui laisser le choix dans sa propre organisation. Travailler chez soi permet une concentration plus raisonnée, permet de travailler sur des projets en toute tranquillité.
Aller au bureau permet de sociabiliser et d’interagir plus naturellement avec ses collaborateurs. Il s’agit d’un mode de travail hybride dont chacun applique sa propre recette.
A mon sens, et si je parle pour les entreprises dont les postes sont télétravaillables; il n’y aura pas de retour à l'organisation classique, 100% sédentaire. Seules les entreprises qui résonnent plus en termes de contrôle que de confiance envers les collaborateurs continueront à l’appliquer…
Le grand défi aujourd’hui est de savoir comment travailler de façon hybride avec certains collaborateurs sur place et d'autres en télétravail.
2️⃣ Et concrètement, comment avez-vous/est intégré le télétravail au sein d’OpenClassrooms ?
Nous avions un modèle plus classique, plus sédentaire, que nous souhaitions étendre avant même le début de la crise. Nous avions déjà 4 jours de présence au bureau et une journée en télétravail (la même pour tous!).
Le crise est arrivée pendant un projet de déménagement que nous voulions plus flexible: plus de bureau attribué, pas même de zoning d’équipe. Nous avions commencé à en parler et la crise en a évidemment facilité la mise en place et la légitimité.
Nos anciens bureaux étaient équipés, nos futurs l’ont été avec de nouveaux équipements inclus dans la prestation de service. Nous avons pu redistribuer très vite ce matériel (destiné au recyclage ou à la reprise) à nos employés pour installer chez eux un véritable espace de télétravail avec tout l'équipement ergonomique nécessaire. Nous continuons évidemment à beaucoup investir dans ces installations.
En parallèle, nous avons travaillé en collaboration avec les représentants du personnel sur une nouvelle politique de télétravail. Concrètement : du télétravail par défaut avec la liberté de venir travailler du bureau, d’aller en espace de coworking pour la province, de travailler de chez soi ou bien dans le sud pour chercher le soleil ou la neige en hiver...
Aujourd’hui comme demain (tant que la situation sanitaire le permettra), notre volonté restera celle ci : permettre aux employés de travailler d’où ils le souhaitent, tant qu’ils gèrent leur équilibre professionnel et personnel.
Nous sommes passés de l’aire du contrôle et de la méfiance, à celui de la confiance et de la liberté.
3️⃣ Plus précisément, comment gérez-vous vos espaces de travail ? Comment sont organisés vos bureaux ?
Nous avons mis à disposition un étage au bénéfice d’une école de vidéo gaming. Un partenariat intéressant avec une école qui forme elle aussi sur des métiers d’avenir :-) et qui nous permet d'optimiser l’occupation de l'espace.
Moins de bureaux mais plus d'employés. Il est primordial de pouvoir gérer les flux. Nous avons un outil de réservation de desks, mais aussi de déclaration de mobilité (les employés viennent-ils au siège, vont-ils travailler en coworking, restent-ils chez eux, etc...).
Nous avons mis en place un partenariat avec une plateforme logistique des équipements de télétravail. Le mode manuel est transitoire et n’est pas “scalable”, il est nécessaire d’améliorer l'expérience utilisateur en accédant à un joli site proposant un joli catalogue d'équipements en location.
Nous avons également un réseau de partenaires et un catalogue de prestations assez conséquent qui permet aux employés de mieux appréhender cet isolement, qui peut être assez mal vécu pour certains, en consultant des spécialistes de la santé, des psychologues, des conseillers conjugaux, ou bien la possibilité de faire des pauses méditatives, des consultations pour l’équilibre nutritionnelle etc.
L'aménagement du bureau, les espaces communs et collaboratifs sont primordiaux. Nous venons au bureau pour échanger. Les espaces communs doivent être spacieux, lumineux, modulables et chaleureux. Moins de bureaux pour plus de plaisir.
4️⃣ Quels sont vos meilleurs outils ou conseils pour faciliter la collaboration à distance ?
Une culture d’entreprise forte.
Chez OpenClassrooms, elle se fait autour de notre Mission : Rendre l’éducation accessible à tous. Cette mission guide toutes nos décisions et définit nos objectifs. Elle revêt une responsabilité sociétale et environnementale : pensons à l’autre et à la Terre, pensons Inclusion et Diversité. Nous faisons beaucoup d’événements et d’actions de réflexion dans ce sens et mettons beaucoup de moyens dans cette sensibilisation et alignement avec ces valeurs fortes.
Un management mature et compréhensif, avec des objectifs clairs.
Il y a aussi un effort considérable de la part du management qui a su s’adapter aux différents rythmes des équipes. Les managers privilégient les 1:1, organisent des événements sur site pour renforcer l’esprit d’équipe et prendre du plaisir à travailler ensemble. Il a fallu apprendre à travailler en asynchrone, limiter les réunions chronophages ou qui n'ont pas de pertinence en partageant par exemple un document en amont.
Des outils
Un équipement technologique et ergonomique. L’espace où je travaille chez moi doit me procurer les meilleures conditions pour atteindre mes objectifs. Nous ne pouvons pas offrir plus de mètres carrés à nos employés, mais nous nous appliquons à leur offrir les meilleures conditions de travail.
De la documentation
Tous les process pour demander des équipements, toutes les politiques (télétravail, déplacement, frais etc). Tous nos bénéfices sont rappelés sur notre wiki. Il est indispensable que les employés obtiennent toutes les réponses à toutes leurs questions de manière proactive et documentée.
5️⃣ Et enfin, comment imaginez-vous l’espace de travail de demain ? Que devra-t-il offrir au collaborateur ?
Le collaborateur doit avoir le choix et doit aussi être digne de la confiance donnée par l’employeur. C’est donnant donnant.
Un siège social, lieu de rendez-vous incontournable où l’on se retrouve en équipes et on célèbre la culture et les succès.
Des tiers lieux, des bureaux en régions où l’on se retrouve entre collaborateurs, où l’on rencontre nos étudiants ou partenaires locaux, où l’on organise des événements inter et intra régionaux et où l’on célèbre également culture et succès dans un environnement plus petit mais convivial et aux couleurs de l'entreprise.
La possibilité de travailler d'où on le souhaite. Depuis la montagne en hiver ou depuis la mer en été (ou inversement !)
Le choix de la flexibilité et de la liberté.
Merci beaucoup Agathe de nous avoir partager tout ça, à bientôt ! 🤗
Comment s’organiser en flex office de façon efficace et agréable ?
Cette rentrée, une organisation ou réorganisation en flex office est en question dans beaucoup d’entreprises. D’ailleurs, selon une étude récente, 55% d’entre elles envisageraient d’y passer très prochainement.
Mais rappelons déjà ce dont on parle exactement.
Le flex office, ou bureau flexible, consiste en l’absence d’attribution d’un poste de travail précis à un salarié. Au bureau, mais aussi dans d’autres espaces : la maison, les coworkings, les cafés et même plus récemment les hôtels.
Un mode d’organisation qui génère des inquiétudes
Avec la généralisation du télétravail liée aux confinements successifs, les entreprises se sont réorganisées et certaines envisagent aujourd’hui de pérenniser ces nouveaux modèles.
Mais l’Homme étant par nature réticent au changement, ces changements peuvent inquiéter et ne pas convenir à tous. Par exemple, un flex desk (bureau qui compte moins de postes que de salariés et fonctionne en rotation) mal organisé peut vite devenir un cauchemar et une source de conflit entre collaborateurs ; le travail à la maison génère chez certains un sentiment de solitude, un plus fort désengagement voire de réelles maladies psychiques.
D’où l’importance, si vous faites partie des entreprises qui souhaitent profiter de cette période pour mettre en place une organisation en flex office, de le faire bien.
Voici donc quelques conseils pour que ça fonctionne, au sens d’une organisation efficace ET agréable pour les salariés.
Conseil n°1 : Passez au flex office pour les bonnes raisons
Aujourd’hui, la raison principale avancée par les entreprises qui souhaitent passer au flex office est la réduction des coûts (77%). Or, lorsqu’on observe les entreprises qui fonctionnent déjà en flex office depuis longtemps pour lesquelles cela fonctionne, on remarque que la prise en compte des intérêts des salariés prime sur la réduction des coûts.
Conseil n°2 : Sondez vos salariés
La première étape d’une réorganisation des espaces de travail (encore trop souvent négligée) est la réalisation d’un audit interne. L'écueil serait de supposer savoir comment travaille vos collaborateurs, quels sont leurs besoins, contraintes et craintes. Cette phase de consultation est primordiale pour que vos salariés acceptent le changement et soutiennent le projet.
Conseil n°3 : Investissez dans des espaces collaboratifs
Nous sommes convaincus que le pendant de cette hybridation de l’espace de travail est de donner envie aux salariés de venir au bureau en leur proposant une expérience différente.
En effet, qui dit moins de personnes au bureau au même moment dit temps de rencontre et de collaboration de qualité. Alors profitez des économies liées à cette nouvelle organisation pour investir dans du mobilier, du matériel et la construction d’un espace adapté aux besoins de vos équipes.
Conseil n°4 : Offrez différentes options de travail à distance
La plupart des études qui ont suivi les périodes de confinement ont fait le même constat : le travail à la maison ne convient pas à tout le monde. Vous organiser en flex office implique donc de proposer à vos collaborateurs des alternatives comme un forfait en espace de coworking, un budget pour travailler au café ou encore des expérience innovantes comme un séjour en coliving pour changer d’air et souder vos équipes.
Conseil n°5 : Facilitez la gestion de vos espaces
Le flex desking, pratique qui consiste à organiser une rotation des salariés dans un espace qui compte moins de postes de travail que de salariés, est l’occasion pour une entreprise de réduire son budget consacré à l’immobilier. Seulement, pour fonctionner, cette rotation demande une organisation personnalisée et rigoureuse.
Selon la taille de votre entreprise et vos moyens, vous pouvez choisir de l’organiser via un simple planning sur Excel ou en utilisant des outils plus sophistiqués. L’objectif ? Que la question de venir au bureau soit un plaisir levé de toute contrainte technique.
Pour qu’une organisation en flex desking fonctionne bien, nous vous conseillons de répertorier l’ensemble de vos ressources disponibles (bureaux, salles de réunions, matériels, etc) et les proposer à la réservation.
À moyen terme, les entreprises pourront difficilement échapper à une organisation hybride de leurs espaces de travail. Faciliter cette organisation quotidienne est la raison d’être de Deskapad. en flex office. Nos différents services vous permettent aujourd’hui d’optimiser vos coûts immobiliers tout en proposant à vos collaborateurs un outil facile à prendre en main au quotidien, tant pour réserver une place dans vos bureaux que dans coworking près de chez eux. Découvrir les services de Deskapad.
Découvrez 3 espaces de travail atypiques en France et ailleurs 🌏
J’espère que vous avez apprécié cette édition, n’hésitez pas à nous faire vos retours en réponse direct à ce mail :)
A très vite !
Jeanne